Sociala medier är en plats för kommunikation, konversation och möjlighet för myndigheten att skapa relation till sina målgrupper. Våra sociala kanaler upprättas, förvaltas och fylls med innehåll av Kommunikationsavdelningen vid HR- och Kommunikationsstaben. För att underlätta i arbetet i och med sociala kanaler uppmuntrar vi våra kommunikatörer, chefer, medarbetare och besökare att följa särskilda riktlinjer.
Riktlinjer för kommunikatörer
Myndighetens sociala kanaler är en integrerad del av den övergripande kommunikationen. Tonalitet, bildspråk och typ av innehåll finns beslutat i FMV:s kommunikationsplattform för 2021 - 2025. Inlägg och uppdateringar genomgår en lämplighetsbedömning innan publicering. Bedömningen görs av myndighetens kommunikatörer och när det bedöms nödvändigt, i samarbete med verksamheten. Sekretessbelagda eller känsliga uppgifter publiceras inte. Inkomna frågor i sociala medier besvaras så snart det är möjligt av FMV:s kommunikationsavdelning eller representant för respektive verksamhetsområde alternativt hänvisas till registrator.
Inlägg och kommentarer som omfattas av sekretess, innehåller sådant som strider mot lag eller på annat sätt är stötande, kränkande eller olämpligt tas bort. Det gäller till exempel upphovsrättsintrång eller intrång i andra rättigheter som skyddas i 5 kap. Upphovsrättslagen, hets mot folkgrupp, personliga angrepp, ärendehandläggning mot enskild, uppmaningar till brott, kränkande personuppgifter, uppvigling, olaga våldsskildring eller barnpornografibrott.
Huvudregeln är att allmänna handlingar ska registreras. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad.
Konversation via sociala medier behöver inte diarieföras löpande, men FMV har ett register över de sociala kanaler som myndigheten använder för att underlätta sökning i allmänna handlingar. Information som inte längre är aktuell eller är felaktig gallrar vi bort. Detsamma gäller kommersiella budskap, reklam och kommentarer som avviker helt från ursprungsinlägg eller tidigare kommentarer. För att dokumentera kanalerna i sig tar vi årligen ögonblicksbilder i form av skärmklipp som vi bevarar.
Riktlinjer för chefer och medarbetare
Använd sunt förnuft. Tänk på att du som anställd inom ett verksamhetsområde eller central stab på FMV också ses som en representant för hela myndigheten. Ingenting som du skriver är privat utan kan delas och kopieras utom din kontroll. Håll god ton och undvik ironi och sarkasm som lätt kan missförstås. Sprid inte information som är uttalat intern eller sekretessbelagd. Var aktsam med taggning av personer och platser. Publicera eller kommentera inte känsliga ärenden, t ex personalärenden. Respektera upphovsrätten och länka till ursprungskällan och/eller skriv ut fotografens namn om du delar material från andra.
FMV:s chefer har i sin roll som representanter och ambassadörer för sitt verksamhetsområde och för myndigheten i stort, ett särskilt ansvar för att vara goda förebilder i arbetet med sociala medier.
Information till besökare
Vi välkomnar diskussion och frågor om vår verksamhet. Inlägg och kommentarer som publiceras här blir allmänna handlingar. Kommentarer och inlägg som innehåller nedanstående kommer dock att tas bort:
• Förtal, personangrepp eller förolämpningar
• Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller pornografi
• Känsliga ärenden, till exempel personärenden
• Uppmaningar till brott
• Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material
• Kommersiella budskap eller reklam
• Kommentarer som avviker helt från ursprungsinlägg eller tidigare kommentarer
Vi förbehåller oss rätten att bedöma vad som faller inom respektive kategori.