Kategoristyrning – ett kraftfullt sätt att jobba

Anskaffningsprocessen kan beskrivas som ett hjul som börjar med att det uppkommer ett behov. Det följs sedan av förarbete, upphandling, inköp, utveckling och avveckling, sedan börjar hjulet om igen.

När vi jobbar med kategoristyrning delar vi upp inköpsvolymen i olika kategorier. Det gör att vi får bra marknadskännedom inom respektive kategori och att vi kan göra bättre kravställningar. Vi arbetar strukturerat, metodiskt och tvärfunktionellt med personer i andra delar av organisationen som har rätt sakkunskap. Det bidrar till att vi når organisationens övergripande mål, det ger besparingar och en ökad kvalitet i inköpen.

Sara Wallman
kategoriledare på FMV Marknad och Inköp

Kategorierna ska spegla marknaden och FMV:s behov internt. Genom att ha handläggare som är dedikerade till respektive område bygger man kompetens.

– Som del av det kategoristyrda inköpet genomförs förbättringsinitiativ, så kallade kategoriinitiativ. De projektleds av inköpsanalys och syftar till att ta fram en strategi inom ett kategoriområde för att uppnå kommersiella fördelar inom kategorin, till exempel inför upphandling, säger Andreas Mets, senior inköpsanalytiker på avdelning Affärsstrategi inom Marknad och inköp.

Optimera arbetssätt

Marknad och inköp har arbetat i några år med att optimera arbetssättet med kategoristyrning. Syftet är att jobba metodiskt, effektivt och att skapa en bra och tydlig struktur, som också är lätt att kommunicera internt.

– Vi har gjort ett omtag för att anpassa metodiken så att den passar det FMV vi har idag, med tillväxt och leveranssäkerhet i fokus. Under förra året körde vi ett pilotprogram för databastjänster och publikationer. Vi fick väldigt bra respons på det och fick positiva reaktioner kring vår samverkan med verksamheten. De upplevde att de lärde sig mycket om inköp och de var engagerade, vilket var en del av framgången, säger Sara

Hon upplever att metoden med att organisera inköpen i olika kategorier har många fördelar. Det blir lättare att prioritera arbetet, det möjliggör ett proaktivt, strukturerat arbetssätt, ger en ökad förståelse för FMV:s behov och kostnader och en kontinuerlig uppföljning av att man når de övergripande målen, samt en bra kontroll på avtalstäckning.

– När man tar fram en välfungerande strategi får man mer träffsäkra upphandlingar som möter verksamhetens behov och mål. Detta bidrar till hög leveranssäkerhet och efterfrågad kvalitet till en skälig kostnad. Det är roligt att arbeta med kategoristyrning som metod, för man ser att det blir ett bra resultat. Det är ett kraftfullt sätt att jobba, säger Sara.