Kreativ upphandling vid ramavtal för PFAS-fri släckvätska
I början av 2022 fick FMV i uppdrag att ta fram ett ramavtal för en PFAS-fri släckvätska till flygvapnets nya räddningsbilar. Den skulle finnas på plats vid leverans av bilarna ett år senare.
– Vi hade starkt fokus på miljökraven, men ville samtidigt ha en släckvätska till bästa kvalitet och till bästa pris. Därför valde vi annonserat förfarande, med tilldelningskriteriet det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet i förhållande mellan pris och kvalité, säger Helene Törnblom, strategisk inköpare FMV Marknad och inköp.
I upphandlingen ställde FMV höga och tydliga miljökrav i den tekniska specifikationen. Anbudsgivarna fick lämna två varianter av släckvätskeprover till FMV, en som skickades till laboratorier för testning och en som lämnades till RISE i Borås för att testa prestandan. Dessutom gjorde FMV ett mervärdesavdrag om anbudsgivarna hade testat vätskan för olika toxicitet eller hade en viss typ av certifiering.
Ett ytterligare fokus i upphandlingen var säkra försörjningskedjor, något FMV också kommer att ha fokus på i avtalsuppföljningen, med tanke på det osäkra omvärldsläget som råder.
– Där ställde vi krav på att leverantören skulle komma in med en plan över bland annat pris för ökad kapacitet vid ett förhöjt beredskapsläge, samt beskrivning av produktionsanläggningar och fraktinformation, säger Helene Törnblom.
– I och med EU:s sanktioner mot Ryssland var vi också tvungna att ha med en klausul om det i förfrågningsunderlaget. Vi behövde fundera på hur vi säkrar att kravet i klausulen uppfylls. Det gjorde vi dels genom att bifoga en sanningsförsäkran som gäller för leverantören och dess underleverantörer, dels genom det ansvar som ligger på oss att göra kontroll av bolagsstyrelse och ägare, säger hon.
TEST AV SLÄCKPRESTANDA VID RISE I BORÅS. FOTO: DENNIS NORIN, FMV.
Procentuell årlig uppräkning
Vid prissättning av anbud är det vanligt att använda sig av möjligheten att räkna upp priser med index, vilket är något som FMV kan medge för upphandlingar över ett visst värde och viss leveranstid. I den här upphandlingen valde FMV istället att leverantören skulle ange en procentuell årlig uppräkning av priset.
– Vi hade många diskussioner om vilken metod vi skulle välja och vilka fördelar kontra nackdelar de olika alternativen innebar i realiteten och i det rådande omvärldsläget som vi befann oss i just då. Skulle det leda till färre anbud för att leverantörer inte fick ange index? Men det gick bra. Vid anbudsöppning såg vi att de flesta anbud hade konkurrenskraftiga priser, trots procentuell årlig uppräkning.
Eftersom värdet på ramavtalet är över 50 miljoner kronor behövde FMV annonsera upphandlingen både inom EU och inom Sverige. Åtta anbud kom in, varav fyra kvalificerade sig.
– Efter utvärdering och mervärdesavdrag stod det klart att det vinnande anbudet var en leverantör med säte i Sverige. Kontraktet tecknades planenligt i oktober 2022.
Att öva med den nya vätskan kommer vara viktigt för flygvapnets räddningstjänst, bland annat för att det ställs högre krav på kunskap hos enskild räddningspersonal för att optimera släckvätskans potential. Foto: Henrik Troedsson, FMV.
Helene Törnblom, strategisk inköpare FMV Marknad och inköp.
Väldigt roligt
Att jobba på det här sättet, med en konkurrensupphandling där det krävs lite kreativitet och med en tajt deadline, var väldigt stimulerande och lärorikt menar Helene.
– Det var lite make it or break it gällande tidsplanen. Men mig passade det bra, det var väldigt roligt. En förutsättning var förstås att alla i projektteamet var dedikerade till uppdraget och prioriterade det. Jag tror att FMV, om så krävs, har mycket att vinna på att jobba så här fokuserat med en konkurrensupphandling, säger hon.
Publicerad: 2023-01-25