”Försvarsupphandling är sällan en självklar affär”

Höstens upphandling av mindre elverk bjöd enligt Martin Cederquist, strategisk inköpare på FMV Marknad och inköp, inte på något utöver det vanliga.

– Det var egentligen inget särskilt som stack ut under själva processen och behovet hos Försvarsmakten var tydligt. Men att upphandla försvarsmateriel är sällan en självklar process, säger Martin.

Men för att förstå komplexiteten behöver vi ta det mest grundläggande. Som myndighet lyder nämligen FMV under lagstiftning som styr hur en upphandling ska gå till. LOU, lagen om offentlig upphandling, tillämpas ofta, men för vissa upphandlingar på försvarsområdet ska LUFS, lagen om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, tillämpas.

Men trots att elverk i sig inte är militär utrustning hade Martin och de tekniska experterna i projektet ett första avvägande att ta hänsyn till.

– När det handlar om en civil produkt som är avsedd för militärt bruk behöver en bedömning göras för att avgöra vilken lag som är tillämpbar. Där kommer vår kompetens in, säger Martin. I den här upphandlingen tillämpade vi LOU.

Rätt kravnivå

Med större klarhet i hur marknaden ser ut, Försvarsmaktens behov och vilket upphandlingsförfarande som skulle tillämpas, blev det dags att lägga upp en strategi för upphandlingen. Här kan man återigen tro att det finns en väl utstakad väg fram till kontraktsskrivningen – marknaden för elverk är ju stor och de tekniska specifikationerna för de olika alternativen är relativt lätta att jämföra, till och med för en lekman.

– Utifrån kan det verka enkelt, men när vi upphandlar något för militärt bruk blir det sällan en självklar affär. De tekniska kraven skärps och dessutom ska materielen fungera inte bara här och nu, utan också på lång sikt, förklarar Martin.

FMV:s verksamhetsområde Marknad och inköp, som Martin Cederquist tillhör, har också i uppdrag att bevaka rent ekonomiska intressen. Det handlar helt enkelt om att göra en så bra affär som möjligt, så att varje skattekrona utnyttjas på bästa sätt. Det innebär förstås ytterligare avvägningar.

– För att pressa priset måste vi få in så många anbud som möjligt och då kan vi inte utesluta för många leverantörer genom alltför strikta krav. Där har jag och projektets tekniska experter alltid en tät dialog om vilka krav vi ska ställa, säger Martin.

– Med för strikta krav riskerar vi att bli utan anbudsgivare och med för låga krav får vi inte den produkt som Försvarsmakten efterfrågar.

Mervärden

Med en strategi på plats, där även avväganden som miljökrav, risker och affärens omfattning gjorts, var det dags att annonsera upphandlingen. Efter att tiden för att lämna anbud löpt ut satte sig sedan Martin ihop med projektgruppen och utvärderade de anbud som kvalificerat sig.

Varje anbud bedöms utifrån prissättningen, men så kallade tilldelningskriterier kan påverka priset. Enkelt uttryckt fungerar det så att varje uppfyllt kriterium ger ett avdrag på priset, vilket förbättrar anbudets chans att vinna upphandlingen. Dessa kriterier rör ofta tekniska specifikationer, men även villkor som leveranstid och försörjningstrygghet kan påverka prisbilden.

– I fallet med elverken rörde kriterierna uteslutande tekniska specifikationer. Det är vissa funktioner och tekniska bitar som vi såg som önskvärda, men inte nödvändiga. Det handlar om sådant som ger ett mervärde helt enkelt, säger Martin.

Upphandlingen vanns av det italienska företaget OMP Engineering Srl utan att överprövas. Det innebar att avtalet kunde tecknas direkt efter avtalsspärren, med andra ord så snart det var möjligt.

Intresse i media

Efter att avtalet var påskrivet gick det undan. När nyheten om att FMV upphandlat 1400 mindre elverk publicerades, var det få som räknade med ett stort genomslag i massmedia. Men här verkar det ha handlat om rätt upphandling vid rätt tillfälle.

– Jag tror att det hade sin förklaring i att både försvars- och energifrågor är högt upp på agendan just nu, säger Martin.

Det stora mediala intresset gav i sin tur Martin och hans kollegor på Marknad och inköp en ökad övertygelse om vikten av att skapa ett stort intresse för FMV:s verksamhet.

– Flera leverantörer som hade missat vår annons hörde av sig i efterhand och ville veta mer. Det visar hur viktigt det är att vi berättar vad vi gör. För ju fler som får upp ögonen för FMV:s upphandlingar, desto fler anbud kan vi få in och desto bättre affärer kan vi förhoppningsvis göra, avslutar Martin.