Från beställning till avtal
Bakom de över 700 leveranser som FMV genomförde till Försvarsmakten under 2019 ligger bland annat arbeten i tidiga faser som rådgivning, studier, val av upphandlingsstrategi. Här finns även tekniska kravställningar, själva upphandlingen med utvärdering av anbuden och avtalskrivning och leveransuppföljning. I alla faser finns ett affärsmässigt tänkande med.
Exempel på varor och tjänster som FMV upphandlar:
- försvarsmateriel
- studier av olika alternativ
- utredningar
- projektering
- konstruktion
- tillverkning
- uppföljning
- kvalificerade konsulttjänster
- ramavtal med leverantörer för Försvarsmakten och andra myndigheter.
Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet är grundläggande för vårt arbete med upphandlingar. Det innebär att vi följer regler om bland annat:
- upphandlingsförfaranden
- anbudsinfordran
- sekretess
- anbudsöppning
- kvalificering av anbudsgivare
- prövning av anbud
FMV ska även kontrollera att en ny leverantör är registrerad för moms och inte har skatteskulder.
När FMV upphandlar innebär det att vi i korthet:
- ställer samman underlag
- annonserar upphandlingen
- tar emot anbud
- värderar tänkbara leverantörer
- prövar anbuden
- informerar om vald leverantör
- sluter avtal
- följer upp tillämpningen av avtalen
Eftersom FMV är en offentlig upphandlare finns det regler och principer som FMV måste följa. Det huvudsakliga regelverket är Lagen om offentlig upphandling, LOU. Lagen gäller alla offentliga organisationer.
För FMV gäller även Lagen om upphandling på försvars-och säkerhetsområdet, LUFS.
FMV bedriver ett kontinuerligt arbete med transparensfrågor bland annat med avsikt att förebygga korruption. Transparensperspektivet inkluderar en rad områden såsom offentlighet och öppenhet, resultatredovisning, kommunikation med allmänheten och information till externa intressenter.
FMV säkerställer transparensen inom myndigheten genom utbildningsinsatser och interna regelverk inom områden som till exempel jäv, bisysslor, innehav av finansiella instrument, resor och representation.
FMV har bland annat riktlinjer kring upphandling, som allmänna villkor, social hänsyn och miljökrav. FMV publicerade 2019 alla upphandlingar och Request för information (RFI) genom annonseringsverktyget e-Avrop.
Utöver publicering genom e-Avrop annonseras även upphandlingarna på Tenders Electronic Daily (TED) för att nå den internationella marknaden. Upphandlingsunderlag publiceras alltid på engelska i de fall antagande kan göras om att en internationell leverantörsbas finns tillgänglig.
Syftet är, utöver att nå kommersiella fördelar genom konkurrens, att göra FMV:s upphandlingar tillgängliga och förståliga för alla.
Utveckling av den goda affären och strategiskt inköp har varit ett av FMV:s prioriterade mål. Det kommersiella arbetet sker på strategisk nivå, i form av bland annat projektarbete och deltagande i tidiga faser av anskaffningsarbetet, samt på mer operativ nivå i form av upphandlings- och inköpsarbete. FMV genomför åtgärder för att nå ökad öppenhet. Exempelvis information om pågående upphandlingar, seminarier och branchdagar samt arbete med kategoristyrning.
FMV uppdaterar kontinuerligt information om pågående upphandlingar på FMV:s hemsida, E-avrop och Tenders Electronic Daily (TED).
FMV arbetar aktivt med exempelvis RFI-förfarande och dialoger med marknaden. Men också genom att nyttja marknadens konkurrenskraft och möjligheter i så hög utsträckning som möjligt. Andelen avtal för konkurrensutsättning var 74 procent under 2019, vilket är en ökning jämfört föregående år.